¿Por qué una Política de Viajes?

En el mundo interconectado y global donde trabajamos, los viajes de trabajo o de negocios son una exigencia más que las empresas deben desarrollar para ampliar mercados, relaciones y mantener sus intereses comerciales. Las empresas especializadas en la gestión de viajes corporativos como las agencias de viajes, han ido desarrollando nuevos servicios para adaptarse a las empresas y ofrecen una optimización profunda y confiable de sus gastos de viaje. Por ejemplo, el desarrollo de tecnologías de automatización en software CRM (Customer Relationship Management) que ayudan a optimizar la información, el seguimiento y la atención al cliente, ofrecen información de calidad muy útil para establecer normas y procedimientos en la gestión de viajes.

Ahorro económico

En estas propias normas y procedimientos internos, se fundamenta «La Política de Gestión de Viajes». Cuando el volumen de viajes corporativos empieza a ser relevante y por tanto su presupuesto, es el momento de implantar normas y procedimientos que garanticen el cumplimiento de las políticas de gasto y del presupuesto de la compañía. Disponer de un marco definido evitará desviaciones, malas prácticas y evitara costes extras a la empresa. Situaciones como: reservas no permitidas en clases superiores o alojamientos por encima de lo habitual, son problemas que pueden abordarse de manera simple si se cuenta con una política de viajes definida y una agencia de viajes especializada, que de seguimiento y garantice el cumplimiento de las reglas y políticas establecidas.

El ahorro derivado de una buena política de viajes puede ascender a miles de euros en costes de viajes cada año. Una política universal y específica para la empresa permite que los empleados conozcan de primera mano lo que se espera de ellos cuando se involucran en un viaje de empresa. Saber qué gastos pueden ser reembolsables, cuáles no lo son, su justificación y las firmas o autorizaciones que se necesiten, son pasos que se deberán cumplir para el correcto funcionamiento de estos viajes. Esto aporta un marco de seguridad tanto a los viajeros como a los Dptos implicados: Financiero, Compras o RRHH.

Beneficios de profesionalizar la gestión de viajes

Una buena manera de implementar la política de viajes de una empresa con el consiguiente ahorro económico es utilizar un buen especialista o una aplicación online. Esta aplicación controla la política de viajes de la empresa permitiendo todo tipo de reservas dentro de los márgenes y presupuestos que figuran en ella, de manera que lo que está fuera de política no se puede reservar o debe pasar a un responsable.
Esto asegura que cada persona pueda definir sus preferencias cumpliendo con las normas de la compañía. Además la aplicación elabora una serie de informes que permiten identificar pautas de gasto y facilitan negociar o renegociar mejores tarifas con los proveedores.

Cuando los empleados tienen que viajar por motivos laborales, lo hacen con un propósito y un objetivo para la compañía. Es importante que puedan focalizarse en sus tareas y no sentirse abrumados con la toma de decisiones que implica un viaje. Eliminar el estrés de los viajes y, al mismo tiempo, mantener a los empleados dentro de un marco definido y homogéneo es una excelente manera de optimizar el beneficio de su negocio y que los viajes de su empresa se desarrollen de forma eficiente.

Para saber más sobre como crear una Política de Viajes efectiva para su empresa, descargue aquí nuestro Ebook «Como crear políticas de viajes corporativas» y cuente con Hélice Viajes para ayudarle a implementarla o definir los pasos.

© Ignacio Sanz 2021